小张秘书应聘到一个著名涉外公司已经工作一年，独立施展才华的机会终

小张秘书应聘到一个著名涉外公司已经工作一年，独立施展才华的机会终于到了。这一次，公司要开一个大型会议，不仅规模大，规格高，而且邀请了不少外宾。刚巧经常负责公司会议筹备的总经理秘书生病了，秘书小张主动要求承担这次会议筹备工作。根据以前经验，小张将会议计划、会议文件准备、会议通知、会场布置、会议程序安排、会议间调度等安排得井井有条，只等会议开幕。没想到，会议一开始，麻烦就来了。先是公司领导念的嘉宾名单与来宾对不上号，接着总经理使用的PPT文稿又出现了问题，无法使用，总经理只好不用多媒体，脱离事先准备的讲稿，即席演讲。事后又有其他同事告诉她，她把主席台领导的位置顺序安排错了，被安排在边坐上的主管销售的田副总经理很是生气。再接着会中安排外宾参观的用车，突然半路出了问题，不得不减少计划好了的部分参观内容，使公司的对外宣传受到了一定影响。会后，总经理对这次会务工作很不满意，在这次会议工作总结会上，告诫所有的秘书人员：“你们是公司的门面，稍有不慎，影响很坏！这次会议出了这么多乱予，搞得我差点下不了台。你们是怎么为上司服务的？人家会怎么看我们公司人员的素质和管理水平？”

认真阅读案例，回答完成下面问题：
（1）指出秘书小张会议准备工作失误在哪些环节上，并分析其原因。
（2）如果你是秘书，应怎样做好这次会议的准备工作？
【正确答案】：（1）失误环节：
①会议文件没准备好，如领导稿件上的嘉宾名单与来宾对不上号。
②会场布置没准备好，如领导座位排错、PPT用不上。
③会议后勤车辆没安排好，如车子半路出事，影响参观效果。
失误原因：小张还是对会议准备工作重要性认识不足，“会前准备是开好会议的先决条件，哪怕只有一项工作没有准备好也不能开会”。这是会议秘书人员应遵循的的原则。

（2）应认真做好以下方面的准备工作：
①认真制定会议预案，组建好会议机构。
②周密准备会议文件，及时编发会议通知。
③细致做好会场布置、人员编组。
④制作会议证件，安排好食宿车辆。
⑤做好会前检查工作，会议接站与报到。